Praca z rekordami i widokami list

Większość codziennej pracy w Salesforce to praca na rekordach: dodawanie klientów, aktualizowanie szans sprzedaży, zapisywanie rozmów. W tej lekcji poznasz wszystkie podstawowe operacje i nauczysz się porządkować dane w widokach list.

Tworzenie rekordów

Nowy rekord możesz utworzyć na kilka sposobów:

• przyciskiem New na karcie obiektu, np. Accounts,
• z powiązanej listy na innym rekordzie. Na przykład przycisk New na liście Contacts w rekordzie firmy od razu powiąże nowy kontakt z tą firmą,
• przez Global Actions (plus w nagłówku), np. nowe zadanie albo wydarzenie.

Pola wymagane są oznaczone czerwoną gwiazdką. Jeśli obiekt ma kilka typów rekordów (record types), Salesforce najpierw zapyta, który typ chcesz utworzyć. Typy rekordów pozwalają np. inaczej obsługiwać klientów indywidualnych i firmowych.

Duplikaty: Salesforce może ostrzec, że podobny rekord już istnieje, np. firma o tej samej nazwie. Zanim zignorujesz ostrzeżenie, sprawdź podpowiedziany rekord. Duplikaty to jeden z najczęstszych problemów z jakością danych.

Edycja, klonowanie i zmiana właściciela

• Edit otwiera formularz z wszystkimi polami.
• Edycja w miejscu: po najechaniu na pole na stronie rekordu pojawia się ikona ołówka. Kliknij ją (albo kliknij pole dwukrotnie), zmień wartość i zapisz.
• Clone tworzy kopię rekordu z tymi samymi wartościami pól. Rekordy powiązane, np. kontakty firmy, nie są kopiowane.
• Change Owner przekazuje rekord innemu użytkownikowi. Każdy rekord ma właściciela, a od niego zależy m.in., kto widzi rekord.

Usuwanie i kosz

Usunięty rekord trafia do kosza (Recycle Bin), gdzie zostaje przez 15 dni. Kosz otworzysz z App Launchera. Zaznacz rekord i kliknij Restore, żeby go przywrócić.

Uważaj przy usuwaniu rekordów, od których zależą inne. Usunięcie firmy (Account) usuwa też m.in. jej kontakty i szanse sprzedaży. Przywrócenie firmy z kosza przywraca je razem z nią.

Budowa strony rekordu

Strona rekordu w Lightning składa się z kilku stałych elementów. Ich dokładny układ zależy od konfiguracji orga.

• Panel wyróżnień (highlights panel) na górze: nazwa rekordu, kilka najważniejszych pól i przyciski akcji.
• Ścieżka (Path): pasek etapów, np. dla szansy sprzedaży albo potencjalnego klienta. Pokazuje, na jakim etapie jest rekord, i pozwala przejść dalej przyciskiem Mark Stage as Complete.
• Szczegóły (Details): wszystkie pola rekordu.
• Powiązane listy (Related): rekordy połączone z tym rekordem, np. kontakty i szanse sprzedaży firmy.
• Aktywności (Activity): oś czasu z zadaniami, wydarzeniami, mailami i zapisami rozmów. Tu zapiszesz rozmowę przyciskiem Log a Call albo zaplanujesz kolejny krok.

Widoki list

Po wejściu na kartę obiektu zobaczysz widok listy: tabelę rekordów. Domyślnie jest to zwykle Recently Viewed, czyli ostatnio oglądane. Rozwijana lista przy nazwie widoku pokazuje pozostałe widoki, np. All Accounts albo My Accounts.

Własny widok krok po kroku

1. Kliknij ikonę koła zębatego (List View Controls) i wybierz New.
2. Nadaj nazwę i wybierz, kto widzi widok: tylko Ty albo wszyscy użytkownicy (to drugie wymaga odpowiednich uprawnień).
3. W panelu filtrów ustaw Filter by Owner (wszystkie rekordy albo tylko Twoje) i dodaj filtry pól, np. Industry equals Technology.
4. W List View Controls wybierz Select Fields to Display i ustaw kolumny.
5. Zapisz. Kliknięcie nagłówka kolumny sortuje listę.

Co jeszcze potrafi widok listy

• Edycja w tabeli: wiele pól zmienisz bez otwierania rekordu, ikoną ołówka w komórce.
• Szukanie w liście: pole Search this list filtruje wyniki bieżącego widoku.
• Przypięcie: ikona pinezki ustawia widok jako domyślny dla tego obiektu.
• Wykres: ikona wykresu pokazuje podsumowanie danych z widoku.
• Kanban: w opcji wyświetlania (Display as) wybierz Kanban. Rekordy ułożą się w kolumny według pola z listą wyboru, np. etapu szansy sprzedaży. Przeciągnięcie karty do innej kolumny zmienia wartość pola.

Import danych

Do wgrania większej liczby rekordów z pliku CSV służy Data Import Wizard (Setup → wpisz Data Import Wizard w Quick Find). Obsługuje m.in. firmy i kontakty, potencjalnych klientów oraz obiekty niestandardowe, do 50 000 rekordów naraz. Do większych importów i obiektów, których kreator nie obsługuje (np. szans sprzedaży), używa się narzędzia Data Loader.

Ćwiczenie

1. Utwórz trzy firmy (Accounts) z różnymi wartościami pola Industry.
2. W jednej z nich dodaj z powiązanej listy dwa kontakty i jedną szansę sprzedaży (Opportunity) z kwotą i datą zamknięcia w tym kwartale.
3. Na szansie sprzedaży przesuń etap na ścieżce o jeden krok i zapisz rozmowę przyciskiem Log a Call.
4. Utwórz widok listy szans sprzedaży z filtrem Close Date = THIS QUARTER, przełącz go na Kanban i przeciągnij szansę do kolejnego etapu.
5. Sklonuj jedną firmę, usuń klon i przywróć go z kosza.
6. Zaimportuj kontakty przez Data Import Wizard (opcja Accounts and Contacts). Zapisz poniższe dane jako plik kontakty.csv:

First Name,Last Name,Email,Account Name
Anna,Nowak,anna.nowak@example.com,Firma Testowa
Piotr,Kowalski,piotr.kowalski@example.com,Firma Testowa
Ewa,Wiśniewska,ewa.wisniewska@example.com,Nowa Firma Import

Po imporcie sprawdź, czy powstała firma Nowa Firma Import i czy kontakty są przypięte do właściwych firm.

Sprawdź się

1. Co się stanie z kontaktami, gdy usuniesz ich firmę? Jak to odwrócić?

Pokaż odpowiedź

Kontakty zostaną usunięte razem z firmą i trafią do kosza. Przywrócenie firmy z kosza (w ciągu 15 dni) przywraca też usunięte z nią kontakty.

2. Czy klonowanie firmy skopiuje jej kontakty?

Pokaż odpowiedź

Nie. Standardowe klonowanie kopiuje tylko wartości pól samego rekordu. Rekordy powiązane trzeba utworzyć osobno.

3. Masz plik z 200 000 rekordów do zaimportowania. Którego narzędzia użyjesz?

Pokaż odpowiedź

Data Loader. Data Import Wizard obsługuje do 50 000 rekordów naraz i tylko wybrane obiekty.

Następny krok: zajrzysz za kulisy, do Setup, gdzie administrator konfiguruje org i zarządza użytkownikami.