Setup i użytkownicy: pierwsze kroki administratora
Poznaj Setup, ustawienia firmy i zarządzanie użytkownikami: profile, zestawy uprawnień, role oraz bezpieczne wyłączanie kont.
Setup to miejsce, w którym administrator konfiguruje cały org: od danych firmy, przez użytkowników i uprawnienia, po obiekty i automatyzacje. W tej lekcji nauczysz się w nim poruszać i wykonasz pierwsze typowe zadania administratora.
Jak wejść do Setup
Kliknij koło zębate w nagłówku i wybierz Setup. Setup otwiera się w nowej karcie przeglądarki, więc łatwo przełączać się między konfiguracją a pracą na danych.
Na górze Setup są dwie zakładki:
- Home: strona startowa z menu ustawień po lewej,
- Object Manager: zarządzanie obiektami, polami i układami stron (więcej w module 2).
W prawym górnym rogu Setup jest też menu Create, które skraca drogę do tworzenia m.in. użytkowników, obiektów i aplikacji.
Quick Find, czyli najważniejsze pole w Setup
Menu Setup ma setki pozycji podzielonych na trzy sekcje: Administration, Platform Tools i Settings. Zamiast przeklikiwać się przez drzewo, wpisz kilka liter w polu Quick Find nad menu, np. users, company albo import. Lista natychmiast zawęzi się do pasujących pozycji.
Wskazówka: w dokumentacji i na forach ścieżki w Setup zapisuje się zwykle jako Setup → Users → Users. W praktyce prawie zawsze szybciej jest wpisać ostatni element w Quick Find.
Informacje o firmie
W Company Information (Quick Find: company) znajdziesz podstawowe dane orga:
- nazwę i adres firmy,
- domyślne ustawienia regionalne, język i strefę czasową dla nowych użytkowników,
- walutę firmy,
- Organization ID: identyfikator orga zaczynający się od
00D, o który często pyta wsparcie Salesforce, - edycję orga (u Ciebie: Developer Edition),
- listę licencji: ile jest wszystkich, ile wykorzystanych, ile wolnych.
Obok są ustawienia, które warto znać: Fiscal Year (rok obrotowy), Business Hours (godziny pracy) i Holidays (dni wolne). Korzystają z nich m.in. raporty i obsługa zgłoszeń.
Użytkownicy
Każda osoba, która loguje się do Salesforce, to użytkownik (User) z własną nazwą użytkownika i przypisaną licencją. Listę znajdziesz w Users (Quick Find: users).
Przy tworzeniu użytkownika (przycisk New User) najważniejsze pola to:
- imię, nazwisko i adres e-mail (na niego przyjdzie link do ustawienia hasła),
- Username: unikalna w całym Salesforce nazwa w formacie adresu e-mail,
- User License: rodzaj licencji, która określa, z jakich funkcji użytkownik może korzystać,
- Profile: podstawowy zestaw uprawnień,
- Role: miejsce w hierarchii firmy (opcjonalne).
Profil, zestaw uprawnień, rola
Te trzy pojęcia na początku łatwo pomylić:
| Pojęcie | Na co odpowiada | Ile na użytkownika |
|---|---|---|
| Profile | Co użytkownik może robić: podstawowe uprawnienia do obiektów, pól i funkcji | Dokładnie jeden |
| Permission Set | Co jeszcze może robić: dodatkowe uprawnienia ponad profil | Dowolnie wiele |
| Role | Czyje rekordy widzi: przełożony widzi rekordy podwładnych | Jedna (albo żadna) |
Dobra praktyka to proste profile z minimalnymi uprawnieniami i dokładanie dostępu przez zestawy uprawnień (permission sets), które można grupować w permission set groups. Model bezpieczeństwa omówimy dokładniej w kolejnych modułach.
Wyłączanie kont
Użytkowników nie da się usunąć, bo są właścicielami rekordów i historii zmian. Zamiast tego masz dwie opcje:
- Freeze (zamrożenie): natychmiast blokuje logowanie, ale nie zwalnia licencji. Przydaje się, gdy trzeba szybko odciąć dostęp, a przed dezaktywacją przepiąć np. rekordy albo automatyzacje.
- Deactivate (dezaktywacja): trwale wyłącza konto i zwalnia licencję dla kogoś innego.
Bezpieczeństwo i ślad zmian
- Login History pokazuje, kto, kiedy i skąd logował się do orga.
- View Setup Audit Trail zapisuje zmiany konfiguracji z ostatnich 180 dni: kto i co zmienił w Setup.
- Health Check porównuje ustawienia bezpieczeństwa orga z zalecanymi przez Salesforce i wystawia ocenę punktową.
Ćwiczenie
- Otwórz Company Information. Zapisz Organization ID i edycję orga, sprawdź, ile masz wolnych licencji.
- Ustaw domyślną strefę czasową firmy na Europe/Warsaw i walutę, jeśli trzeba.
- Jeśli masz wolną licencję Salesforce albo Salesforce Platform, utwórz użytkownika testowego z profilem Standard User (lub Standard Platform User). Jako e-mail podaj swój adres, a jako Username unikalną nazwę, np.
test.uzytkownik@nauka-salesforce.dev. - Zamroź tego użytkownika przyciskiem Freeze i odmroź go z powrotem.
- Otwórz View Setup Audit Trail i znajdź swoje zmiany z tego ćwiczenia.
- Uruchom Health Check i przejrzyj ustawienia oznaczone jako ryzykowne.
Sprawdź się
1. Użytkownik odchodzi z firmy. Dlaczego nie da się go po prostu usunąć i co zrobić zamiast tego?
Pokaż odpowiedź
Użytkownik jest właścicielem rekordów i występuje w historii zmian, więc Salesforce nie pozwala go usunąć. Najpierw można go zamrozić (Freeze), żeby natychmiast zablokować logowanie, przekazać jego rekordy innym osobom, a potem dezaktywować konto (Deactivate), co zwalnia licencję.
2. Handlowiec ma właściwy profil, ale potrzebuje dodatkowo eksportować raporty. Co mu dasz?
Pokaż odpowiedź
Zestaw uprawnień (permission set) z tym uprawnieniem. Nie trzeba zmieniać profilu, który mają też inni handlowcy.
3. Gdzie sprawdzisz, kto w zeszłym tygodniu zmienił ustawienia pola na obiekcie Account?
Pokaż odpowiedź
W View Setup Audit Trail, który przechowuje historię zmian konfiguracji z ostatnich 180 dni.
Następny krok: w ostatniej lekcji modułu zbudujesz własną aplikację Lightning z dopasowaną stroną startową.